Mejora de la comunicación

 Existen muchas formas de mejorar las comunicaciones. Las ideas deben estar claras antes de in­tentar comunicarlas. ¿Cuál es el objetivo del mensaje? ¿Pretende buscar información, informar, persuadir o iniciar la acción? Para formular un mensaje se debe re­coger la información necesaria y consultarlo en los ca­sos apropiados. La consideración de los objetivos y las actitudes de los receptores ayuda al emisor en la trans­misión de algo útil o de valor para los receptores. Tam­bién debe determinarse el modo de comunicación: mensajes escritos, orales o a través de gestos. El contac­to cara a cara conlleva una conducta no verbal que acla­ra el intento y permite la retroalimentación para validar la comprensión del mensaje. La retroalimentación a tra­vés del intercambio mutuo disminuye la probabilidad de mal entendimiento. Un clima que permita a las per­sonas decir lo que piensan facilita la retroalimentación.

Las comunicaciones deben estar bien organizadas y expresadas en palabras simples, con un estilo claro y con frases lo más cortas posible. La redundancia (repetición literal del mensaje o su presentación en varias formas diferentes) asegura que el mensaje sea comprendido. La cantidad de redundancia depende del contenido del mensaje y de la experiencia y los antecedentes del receptor. La redundancia tiene un valor particular cuan­do el mensaje es importante y las instrucciones son complicadas. Sin embargo, la redundancia se puede convertir en un obstáculo para la comunicación si el mensaje es simple y el personal está familiarizado con su contenido. Es probable que los empleados dejen de escuchar debido a que ya conocen lo que se les está di­ciendo.

Puesto que un hecho habla más que mil palabras, el mensaje tiene más fuerza si el emisor actúa de forma congruente. Las comunicaciones deben ser seguidas para comprobar que fueron comprendidas, y uno debe procurar entender además de ser entendido.

Escuchar es un proceso activo que requiere atención consciente; es crucial para la buena comunicación. La confianza constituye un requisito previo, puesto que laspersonas no compartirán sentimientos con aquellos en los que no confían. El orador debe estar convencido de que las revelaciones se mantendrán confidenciales, de quelos sentimientos serán respetados y no juzgados, y de que la información será utilizada de forma apropiada y no se empleará contra el orador.